Du fattar beslutet på bokningens sida, och gästen får ett mejl vare sig du godkänner eller nekar.
Det här kräver att du är administratör i organisationen.
Filtrera fram bokningen som väntar
Det finns ingen egen lista över avbokningar. En begäran som väntar hittar du i bokningslistan.
- Gå till Bokningar i admin.
- Klicka i sökfältet och välj filtret Status.
- Välj Är och markera Avbokning begärd.
- Klicka på raden för att öppna bokningen.
Listan visar nu bara bokningar med en obesvarad begäran. Märkningen Avbokning begärd ersätter bokningens status så länge begäran väntar. En sådan bokning kommer därför inte med när du filtrerar på Bekräftad.
Skriv beskedet och granska det
Neka och Godkänn ligger överst i kortet med bokningens rader, till höger i samma rad som märkningen. De syns bara så länge begäran väntar på beslut.
- Klicka på Neka eller Godkänn.
- Kontrollera Ämne, som är förifyllt med mejlets riktiga ämnesrad.
- Skriv beskedet i Anpassat meddelande (valfritt). Fältet rymmer 500 tecken.
- Valfritt: öppna Mottagare av kopia och dold kopia och fyll i Skicka kopia till.
- Klicka på Granska meddelandet.
- Läs mejlet och klicka på Godkänn avbokningen eller Neka avbokningen.
Mottagaren är gästens adress och går inte att ändra. När rutan har stängts är begäran besvarad, och de två knapparna är borta från bokningen.
Skillnaden mellan de två valen
Godkänn kör hela avbokningen medan du väntar. Bokningen avbokas i ditt PMS, det bokningssystem boendena kommer från. Pengarna går tillbaka enligt villkoren, bokningen blir Avbokad och gästen får avbokningsmejlet med din text i. Kedjan steg för steg står i Vad händer när du avbokar.
Bekräftelsen på skärmen säger bara att beslutet är sparat. Läs bokningen efteråt: statusen säger om avbokningen gick hela vägen, och betalkortet säger om pengarna gjorde det.
Neka rör ingenting. Bokningen står kvar i sitt läge, inga pengar flyttas och ingenting skickas till bokningssystemet. Det enda som händer är mejlet. Din text är därför hela beskedet: skriver du ingenting får gästen bara veta att begäran inte kunde godkännas.
Var kravet på godkännande kommer ifrån
Kravet går inte att ställa in någonstans i admin. En avbokning som faller under villkor du själv har skrivit godkänns direkt, utan att någon behöver titta på den.
Två lägen skapar i stället en begäran som väntar:
- Bokningen bär inga sparade avbokningsvillkor. Då gäller reservvillkoren, som kräver ett beslut.
- Bokningssystemet startade avbokningen. Då stannar den hos en människa, eftersom en återbetalning inte går att ta tillbaka.
Samma sak händer när du själv klickar på Avboka på en bokning utan sparade villkor. Du får beskedet att avbokningen väntar på beslut, och beslutet är ditt eget. Stegen dit står i Avboka en bokning.
Tänk på
- Du kan inte ångra ett beslut.
- Du behöver svara i tid. En obesvarad begäran går ut efter den tid villkoren anger, som standard 48 timmar.
- Du är gästens enda besked i två lägen: när en begäran går ut, och när bokningssystemet fäller en avbokning du redan har godkänt. Inget mejl går ut i något av dem.
- Du kan få en ny begäran för samma bokning efter ett avslag eller en utgången begäran. Vad som gäller då står i Gränser för avbokning.