Trycket startar en kedja som körs i fast ordning, och det första steget tas aldrig tillbaka.
Så löper stegen efter trycket
Fem steg körs efter varandra:
- Bokningen avbokas i ditt PMS, det bokningssystem bokningarna kommer ifrån.
- Pengarna skickas tillbaka, men bara när återbetalningen är större än noll.
- Avgiften och återbetalningen bokförs på bokningens räkning i bokningssystemet.
- Ordern och bokningen byter status, och avbokningen stängs.
- Mejlet går till gästen.
Ordningen är ingen detalj. Ett senare steg flyttar aldrig ett tidigare tillbaka, så en återbetalning som misslyckas lämnar bokningen avbokad i bokningssystemet ändå. Pengarna får då hanteras för sig.
Steg 3 körs bara för en bokning som kommer från bokningssystemet. Hur arbetet delas mellan de två systemen står i Så delas arbetet med bokningssystemet.
Så stängs betalvägarna under tiden
Mellan det första steget och det fjärde är boendet släppt medan ordern ännu inte har bytt status. En order som ser obetald ut i det läget hör till en bokning som redan är borta.
Därför stängs varje väg att ta betalt så snart en avbokning är igång eller bokningssystemet har avbokat: gästens betallänk, betalningen i kassan och knappen att ta betalt i admin. Landar en betalning ändå, från en gäst som hann trycka, bokförs beloppet och syns på bokningen, men bokningen väcks inte till liv och ingen återbetalning görs av sig själv. Vad pengarna ska bli är ett beslut du fattar.
Så hanteras ett steg som misslyckas
Svarar inte bokningssystemet görs ett nytt försök efter ungefär en minut, sedan fem minuter, trettio minuter och två timmar. Vid det femte försöket, eller om bokningssystemet nekar direkt, nekas avbokningen och bokningen står kvar.
Misslyckas återbetalningen slutgiltigt stannar kedjan där. Ingenting försöker om det av sig självt, och betalkortet på bokningen får märkningen Återbetalning fastnade. Vägen vidare står i När en återbetalning fastnar.
Så får gästen besked
Gästen får ett mejl när avbokningen är klar, och det mejlet går inte att stänga av. Något eget mejl om återbetalningen finns inte, så beloppet gästen läser är det som står i avbokningsmejlet.
I admin ser du resultatet på bokningen, som får status Avbokad. Hur pengarna fördelas tillbaka står i Så går pengarna tillbaka.