Du bygger ett arbetsflöde i Flödes editor: först utlösaren, sedan villkor och åtgärder, och sist aktiverar du det.
Innan du börjar
- Du behöver vara administratör i organisationen.
- Appen Flöde behöver vara installerad. Du hittar den i App Store.
- Ska arbetsflödet skicka e-post eller sms behöver även appen Meddelanden vara installerad.
Välj utlösaren
- Välj Flöde under Appar i sidomenyn. Listan Arbetsflöden öppnas.
- Klicka på Skapa arbetsflöde. Editorn öppnas.
- Klicka på Välj en utlösare. Arbetsflödet skapas med status Utkast.
- Klicka på appkortet Plattform för händelser i bokningar, produkter och gäster. Ska arbetsflödet starta vid en viss tid väljer du appkortet Flöde och Schemalagd tid.
- Klicka på utlösaren i listan.
- Gör utlösarens inställningar, om den har några. Med Kund gick med i segment väljer du segmentet i Segment att spåra.
Hur du ställer in tiden står i Kör ett arbetsflöde vid en viss tid.
Lägg till villkor och åtgärder
- Klicka på plusknappen under utlösaren.
- Välj Villkor om arbetsflödet bara ska göra något i vissa fall. Välj Åtgärd om det ska göra något varje gång.
- I ett villkor klickar du på Välj fält, väljer hur fältet ska jämföras och fyller i värdet.
- Valfritt: Klicka på Lägg till kriterier och välj Och eller Eller för att pröva fler fält i samma villkor.
- Klicka på plusknappen under Sant eller Falskt och välj Åtgärd.
- Välj appen och sedan åtgärden, till exempel Plattform och Tagga bokning.
- Fyll i åtgärdens fält, till exempel Tagg.
- Valfritt: Klicka på Fler åtgärder → Byt namn och ge arbetsflödet ett namn. Utan namn heter det Nytt arbetsflöde i listan.
Allt sparas automatiskt medan du arbetar. Nere till höger står Sparar och sedan Sparad.
Vilka fält ett villkor kan pröva beror på utlösaren. En utlösare som gäller en
bokning har fält som Antal nätter och Ankomstdatum, medan Schemalagd
tid inte har några alls. Belopp anges i ören, och fälten säger det i namnet,
till exempel Bokningssumma (ören). Ett villkor på 1 000 kr skriver du
alltså som 100000.
Ett steg som behöver rättas märks Granska i editorn, till exempel ett villkor som saknar fält.
Aktivera arbetsflödet
Klicka på Aktivera arbetsflöde längst upp till höger. Arbetsflödet får status Aktiv och körs nästa gång utlösaren slår till.
Aktiveringen stoppas om något saknas, och skälet visas i en ruta:
- Lägg till minst en åtgärd betyder att arbetsflödet bara har utlösare och villkor.
- Välj ett segment att spåra betyder att Kund gick med i segment saknar segment.
- Åtgärden ”Tagga produkt” kan inte användas med den här utlösaren betyder att åtgärden gäller något som utlösaren inte har. Här är det en produkt. Det händer oftast när utlösaren har bytts efter att åtgärden lades till.
- En åtgärd med tomma fält stoppar också aktiveringen, med ett besked om vad som saknas, till exempel Ange en tagg eller Välj en e-postmall.
Tänk på
- Det finns ingen testkörning. Kontrollera resultatet under Senaste körningar efter den första riktiga händelsen.
- Ändringar i ett aktivt arbetsflöde gäller direkt, eftersom allt sparas automatiskt.
- Ett villkor på ett fält som utlösaren inte har blir alltid falskt när arbetsflödet körs.
- Väljer du mall för e-post eller sms med Ange som aktiv aktiveras arbetsflödet i samma steg. Se Skicka e-post eller sms från ett arbetsflöde.