Ett arbetsflöde gör något av sig självt när något händer, till exempel taggar en bokning eller mejlar gästen dagen före ankomst. Du bygger arbetsflöden i appen Flöde.
Flöde installeras från App Store och kräver att du är administratör i organisationen. När appen är installerad hittar du den under Appar i sidomenyn, med sidorna Arbetsflöden, Senaste körningar och Inställningar.
Utlösaren startar, stegen gör jobbet
Varje arbetsflöde börjar med en utlösare. Utlösaren är händelsen som startar det, till exempel Bokning skapad, Incheckning eller Bokning betald. Med Schemalagd tid startar arbetsflödet i stället vid en tidpunkt du väljer. Ett arbetsflöde har en enda utlösare, och den går inte att ta bort.
Efter utlösaren kommer stegen, och de är av två slag.
Ett villkor prövar något om händelsen, till exempel antal nätter eller vilken rabattkod gästen använde. Villkoret delar arbetsflödet i två grenar, Sant och Falskt, och du bestämmer vad som händer i var och en. Vilka fält du kan pröva beror på utlösaren. En utlösare som gäller en produkt har inga fält om gästen.
En åtgärd är det arbetsflödet gör. Det kan vara att sätta eller ta bort en tagg på en gäst, en bokning eller en produkt, att vänta en stund innan nästa steg, eller att skicka e-post eller sms till gästen. Åtgärden Skicka intern avisering mejlar en adress du anger, alltså dig eller en kollega, inte gästen.
Statusen avgör om arbetsflödet körs
Ett arbetsflöde har alltid en av tre statusar:
- Utkast: arbetsflödet är nytt och har aldrig aktiverats. Det körs inte.
- Aktiv: arbetsflödet körs varje gång utlösaren slår till.
- Inaktiv: arbetsflödet har stängts av. Det körs inte förrän du aktiverar det igen.
Allt du ändrar i editorn sparas automatiskt, också när arbetsflödet är aktivt. En ändring i ett aktivt arbetsflöde gäller alltså från nästa körning, utan att du behöver spara eller aktivera på nytt.
Det finns ingen testkörning. Du ser att ett arbetsflöde gör det du tänkt först när händelsen inträffar på riktigt. Varje körning hamnar då under Senaste körningar, också när villkoren inte uppfylldes.
E-post och sms går via Meddelanden
Åtgärderna Skicka e-post och Skicka SMS hör till appen Meddelanden och syns bara när den är installerad. Innehållet i utskicket är en mall, och mallen väljer och redigerar du i Meddelanden. Hur det går till står i Skicka e-post eller sms från ett arbetsflöde.
I Meddelanden heter ett arbetsflöde Automation. Arbetsflöden som skickar e-post eller sms visas där i listan, men du bygger och ändrar dem i Flöde.
När du använder Flöde
Flöde passar för det som ska hända varje gång, utan att någon behöver komma ihåg det:
- Ett mejl till gästen dagen före ankomst eller efter utcheckningen.
- En tagg på gästens första bokning, så att du kan hitta de nya gästerna.
- En avisering till dig när lagersaldot på en produkt blir lågt.
- En påminnelse till gästen om att checka in online.
Flera av dem finns som färdiga mallar. Se Utgå från en mall i Flöde.
Vad Flöde inte gör
- Flöde flyttar inga pengar. Utlösare kan lyssna på betalningar och återbetalningar, men ingen åtgärd tar betalt eller betalar tillbaka.
- Flöde ändrar inga bokningar. Det enda en åtgärd gör med en bokning är att tagga den.
- Flöde mejlar eller sms:ar inte gästen utan Meddelanden. Utan den appen finns taggarna, väntan och den interna aviseringen.