En avisering är ett mejl som skickas av sig självt när något händer med en bokning, en betalning eller ett gästkonto.
Två listor, en till gästen och en till personalen
Aviseringarna ligger under Inställningar → Aviseringar. Fliken syns bara för dig som är administratör i organisationen.
Gästaviseringar går till gästen. De är ordnade i fem kategorier:
- Bokningar: Bokningsbekräftelse, Orderbekräftelse, Välkomstmejl, Bokning avbokad, Avbokningsbegäran mottagen, Avbokningsbegäran nekad, Avbokningsbegäran utgången och Bokning ändrad.
- Betalningar: Faktura från utkast, Restbelopp att betala, Påminnelse om restbelopp och Restbelopp har förfallit.
- Konto: Inloggningslänk, Inloggningskod och Bekräfta marknadsföringsprenumeration.
- Support: Kontakta kunden och Meddelande från gäst.
- Presentkort: Presentkort skickat.
Personalaviseringar innehåller en enda avisering, Intern avisering. Den går till dig eller en kollega och aldrig till gästen.
Aviseringarna har färdiga standardmallar. Du kan ändra ämnesraden och översätta dem. Med en verifierad egen domän kan du också skriva egen HTML, med dina egna färger. Uppgifter som gästens namn skriver du in med variabler, se Variabler i aviseringar.
Standardmallarna visar samma logotyp som din webbplats. Du byter den under Temainställningar i fliken Design, under Logotyp. När du har publicerat får nästa mejl den nya logotypen. Utan logotyp står anläggningens namn överst i mejlet.
Välkomstmejlet går dagen före ankomst
Välkomstmejl skickas 24 timmar före incheckningen, räknat på anläggningens klocka och incheckningstid. Det går en gång per bokning, även när bokningen har flera boenden. Görs bokningen senare än 24 timmar före ankomst går mejlet ut strax efter bokningsbekräftelsen. Har incheckningen redan passerat skickas inget.
Två aviseringar som går till dig
Meddelande från gäst skickas när en gäst skriver till dig från sitt konto. Mejlet går till kontaktadressen under Inställningar → Allmänt, i Kontaktuppgifter. Gästens adress blir svarsadress, så du kan svara direkt. Saknas en kontaktadress kommer meddelandet inte fram. Ämnesraden är fast, och ett eget ämne på den här aviseringen används inte.
Intern avisering används av två avsändare. Den ena är notiser från Notiser som skickas som mejl. Den andra är åtgärden Skicka intern avisering i appen Flöde, som skickar till en adress du anger. Stänger du av Intern avisering stoppas mejlen från båda.
Vilka som går att stänga av
Fyra aviseringar går att stänga av: Välkomstmejl, Bokning ändrad, Påminnelse om restbelopp och Intern avisering. Alla andra går ut varje gång. Hur du gör står i Stäng av eller slå på en avisering.
Vad aviseringar inte är
En avisering är ingen reklam och kräver inget ja till marknadsföring. Det är skillnaden mot en kampanj i appen Meddelanden, som bara går till gäster som har sagt ja. Var gästen säger ja står i Var gästens samtycke ges.
Nekas en betalning i kassan får gästen inget mejl och du ingen notis. Gästen ser det i kassan, och bokningens tidslinje får en rad om nekandet.
Aviseringar är inte heller notiser. Notiser är det plattformen berättar för dig i admin.
Ett mejl inför ankomsten, vid in- och utcheckning eller efter vistelsen finns inte bland aviseringarna. Sådana mejl bygger du som arbetsflöde i Flöde. Se Så fungerar Flöde.