En gäst i Gäster läggs oftast upp av plattformen, utan att någon skriver in hen för hand.
Fyra vägar skapar en gäst
Posten läggs upp i de här lägena:
- Gästen betalar en bokning i kassan.
- Gästen loggar in på sitt gästkonto med engångskoden.
- Gästen checkar in online.
- Bokningar hämtas in från bokningssystemet, ditt PMS, vid en import.
Inloggningen skapar posten när koden kommer tillbaka rätt, inte när gästen ber om den. Se Så fungerar gästkonton.
E-postadressen är gästens identitet
Det finns en post per e-postadress och organisation. Adressen görs om till små bokstäver innan den jämförs, så olika stavning med versaler ger ingen extra post. Finns adressen redan återanvänds den post du har.
Importen känner igen gästen på bokningssystemets eget id först och på e-postadressen därefter. Träffar den på adressen stämplas id:t på posten du redan har, i stället för att en till läggs upp. Bär två gäster i bokningssystemet samma adress läggs bokningen på den post som har adressen.
En befintlig post skrivs aldrig över
De här vägarna fyller bara fält som är tomma. Ett förnamn, ett telefonnummer eller en adress som redan står på posten står kvar, även när bokningen bär ett annat värde.
Tömmer du själv ett fält kan nästa bokning eller import fylla det igen. Ändra därför uppgiften i stället för att radera den. Se Ändra en gästs uppgifter.
Tidslinjen säger var gästen kom ifrån
Första raden på gästens tidslinje säger hur posten kom till:
- Gästkonto skapat automatiskt står när gästen betalat, loggat in, checkat in eller fått en ny bokning.
- Gästkonto skapat via PMS-import står när importen lade upp hen.
- Gästkonto skapat manuellt av personal står när någon skapat hen i admin.
Betalas en bokning skrivs dessutom en rad med bokningsnumret. Var tidslinjen ligger står i Så är gästens sida uppbyggd.
Ibland skapas ingen post alls
En gäst som kommer från bokningssystemet utan e-postadress ger ingen post. Bokningen kommer in ändå, men den har ingen gäst att peka på.
Detsamma gäller de platshållaradresser plattformen sätter innan gästen fyllt i något. En påbörjad bokning som aldrig betalades lägger alltså inte upp någon gäst.